Samstag, kurz nach 19 Uhr. Tisch 12 ist für sechs Personen reserviert, der Name steht seit Mittwoch auf der Tafel. Sie haben den Tisch für niemanden sonst freigehalten, an der Tür haben Sie schon zwei Paare weggeschickt. 19:15 Uhr: noch niemand da. 19:30 Uhr: Sie rufen an, es meldet sich die Mailbox. Um 20 Uhr geben Sie den Tisch auf. Die Küche ist trotzdem eingeteilt, das Personal steht, und an Tisch 12 sitzt den ganzen Abend niemand.
Dieser Text zeigt, wie verbreitet das Problem ist, warum die bekannten Gegenmittel so selten eingesetzt werden und welche Schritte sich auch ohne neue Software lohnen.
Deutschland. Der Branchenverband DEHOGA Nordrhein-Westfalen hat 2025 rund 250 Gastronomen und Hoteliers befragt. 87 % haben selbst schon erlebt, dass Gäste reserviert haben und nicht erschienen sind. Unter den betroffenen Betrieben schätzen etwa 40 %, dass sie dadurch mehr als 5 % ihres Jahresumsatzes verloren haben. Das ist eine Schätzung der Befragten, keine Buchhaltung. 2022 sagten in einer ähnlichen Umfrage mit mehr als 270 Teilnehmern etwa drei Viertel, No-Shows nähmen zu.
Italien. Incrementoo, eine italienische Beobachtungsstelle für Digitales und Gastronomie, hat 212.000 Reservierungen in einer Auswahl von 300 Restaurants ausgewertet (Januar bis August 2025): Im Schnitt erschienen 12,8 % der Gäste nicht. Das ist eine ausgewählte Stichprobe, kein Querschnitt aller Lokale.
Großbritannien. Ein Anbieter von Reservierungssoftware befragte Anfang 2023 208 britische Gastronomiebetriebe und 827 Gäste. Ergebnis: Auf 20 Reservierungen kommt ein No-Show, also etwa 5 %. Im Schnitt kostete das jedes Lokal 1.325 £ in zwei Monaten.
Warum die Zahlen so weit auseinanderliegen. Ein Softwareanbieter hat die Daten seiner eigenen Kunden veröffentlicht (3,77 Millionen Reservierungen in 2.417 Restaurants, August 2025 bis Juli 2026). Dort liegt der Durchschnitt bei nur 2,33 %. Die veröffentlichten Werte reichen in Europa also von etwa 1 % bis etwa 13 %. Es kommt darauf an, wer zählt und welche Lokale er zählt.
Nehmen wir ein kleines Restaurant mit 200.000 € Jahresumsatz. Als Faustregel gilt: Jeder Prozentpunkt No-Shows kostet ungefähr 1 % des Umsatzes, der über Reservierungen hereinkommt. Entscheidend ist, wie viel Ihres Umsatzes von Gästen mit Reservierung stammt. Deshalb zeigt die Tabelle zwei Fälle.
| Ausfallquote | Quelle der Quote | Der ganze Umsatz kommt von Gästen mit Reservierung | Die Hälfte des Umsatzes kommt von Gästen mit Reservierung |
|---|---|---|---|
| 5 % | Großbritannien | rund 10.000 € im Jahr | rund 5.000 € im Jahr |
| 12,8 % | italienische Studie | rund 25.600 € im Jahr | rund 12.800 € im Jahr |
Das ist eine grobe Rechnung: Quote mal Umsatz. Ein leerer Tisch lässt sich manchmal noch mit Laufkundschaft füllen, und einen Teil des Wareneinsatzes sparen Sie ebenfalls. Der tatsächliche Verlust kann also kleiner sein. Setzen Sie Ihre eigenen Zahlen ein.
Zum Vergleich: In der DEHOGA-Umfrage 2025 schätzen etwa 40 % der betroffenen Betriebe, dass sie mehr als 5 % ihres Jahresumsatzes verloren haben. Bei 200.000 € Umsatz wären das mehr als 10.000 € im Jahr.
Wie viel es bei Ihnen ist, rechnen Sie am besten selbst aus: leere Plätze pro Abend × durchschnittlicher Umsatz pro Gast × Öffnungsabende im Jahr. Wie Sie die leeren Plätze zählen, steht weiter unten.
Hier wird es interessant. Wer das Problem so gut kennt, müsste doch etwas dagegen tun. Tatsächlich tun es nur wenige. In der Umfrage von 2025 verlangt nur rund jeder zehnte Betrieb eine Vorauszahlung oder eine Kartennummer. Weitere 3 % haben die Konsequenz gezogen und nehmen gar keine Reservierungen mehr an. Das ist die teuerste Lösung von allen: Sie lösen das Problem, indem Sie die Gäste wegschicken, die Sie eigentlich haben wollen.
In der Umfrage von 2022 sah die Verteilung so aus: 11,1 % der Befragten verlangten eine Ausfallgebühr, 7,1 % verlangten eine Vorauszahlung und nur 4,0 % ließen Gäste eine Kreditkarte hinterlegen. Die Kartenhinterlegung, das mildeste der drei Mittel, war damit das seltenste.
Dafür gibt es mehrere Gründe, und keiner davon ist Nachlässigkeit.
Erstens: Die Angst, Gäste zu verschrecken. Wer im Gespräch am Telefon plötzlich nach der Kreditkartennummer fragt, klingt nach Misstrauen. Viele Wirte scheuen davor zurück, vor allem bei Stammgästen, die seit Jahren kommen. Diese Sorge ist berechtigt, denn eine Vorauszahlung verlangt vom Gast, dass er Geld hergibt, bevor er einen einzigen Bissen gegessen hat.
Zweitens: Es ist umständlich. Eine Kartennummer am Telefon aufzunehmen, sie sicher zu verwahren und im Ernstfall abzubuchen, ist keine Aufgabe für einen Samstagabend. Ohne Werkzeug, das das erledigt, bleibt es meist bei der guten Absicht.
Drittens: Das Werkzeug kostet extra. Wer es mit einem Reservierungssystem versuchen will, stellt oft fest, dass die Absicherung nicht im Grundpreis steckt. Öffentliche Preislisten (Stand Oktober 2026) zeigen die Absicherung als kostenpflichtige Zusatzoption, als eigenes Anzahlungsmodul oder als Kartengebühren, die von der Stufe abhängen.
Es gibt nicht den einen richtigen Weg. Jeder hat Vorteile und einen Preis.
Erinnerung per Anruf oder Nachricht. Vorteil: kostet fast nichts und wirkt freundlich. Der Gast hat eine letzte Gelegenheit abzusagen, und Sie können den Tisch neu vergeben. Nachteil: Es kostet Zeit, und wer nicht erreichbar ist, bleibt ungewiss. Ohne Absicherung ändert eine Erinnerung nichts daran, dass es einen Gast, der einfach nicht erscheint, nichts kostet.
Ausfallgebühr, die erst bei Nichterscheinen fällig wird. Vorteil: Wer kommt, zahlt nichts extra. Nachteil: Ohne hinterlegte Karte können Sie die Gebühr kaum eintreiben. Eine Rechnung an einen Gast, der nicht erschienen ist, bleibt meist unbezahlt, und der Streit darüber kostet mehr Nerven, als er einbringt.
Vorauszahlung. Vorteil: Das Geld ist da, bevor der Gast kommt. Nachteil: Sie ist die härteste Hürde. Wer zahlen muss, bevor er isst, überlegt es sich und bucht im Zweifel bei einem Restaurant, das nichts verlangt. Für ein Menü zum Festpreis oder eine Gruppe an einem Feiertag kann sie sinnvoll sein; für den normalen Abend meist nicht.
Kartengarantie. Der Gast hinterlegt beim Reservieren eine Karte, es wird nichts abgebucht. Erscheint er nicht oder sagt zu spät ab, wird die Gebühr fällig, die Sie festgelegt haben. Wer pünktlich kommt, zahlt keinen Cent. Vorteil: Sie ist die mildeste Form, denn sie verlangt dem Gast nichts ab, solange er sich an die Abmachung hält, und trotzdem hat die Gebühr Gewicht. Nachteil: Die Gäste müssen eine Karte eingeben, ein Schritt mehr bei der Reservierung. Und wer Kartendaten verarbeitet, braucht dafür einen Zahlungsdienstleister, der seine eigenen Gebühren erhebt. Erste Zahlen sprechen für diesen Weg, sind aber mit Vorsicht zu genießen. Der italienische Anbieter von oben meldet, dass bei Restaurants, die eine Anzahlung oder eine Kartenvorautorisierung verlangen, die Ausfälle von 12,8 % auf 5,4 % sinken. Der andere Anbieter meldet 0,80 % bei Reservierungen mit verlangter Garantie gegenüber 2,47 % ohne. Beides sind Daten, die Softwarefirmen über ihre eigenen Kunden veröffentlicht haben, und der zweite Anbieter schreibt selbst, es handle sich um beobachtete Zusammenhänge, nicht um einen gemessenen Effekt: Restaurants, die eine Garantie verlangen, sind ohnehin anders als andere.
Mehr Reservierungen annehmen als Plätze da sind. Manche Häuser rechnen fest mit einem Anteil von Ausfällen und buchen bewusst über. Das funktioniert, bis an einem Abend alle kommen. Dann stehen Sie mit einem Dutzend Gästen vor der Tür und haben nur noch die Wahl, jemanden zu enttäuschen. Wir halten es für das riskanteste der Mittel.
Der Gast nimmt eine Regel dann gut auf, wenn er sie vorher kennt, wenn sie ihm Spielraum lässt und wenn er sieht, dass sie auch Ihnen etwas abverlangt. Eine Frist, bis zu der er kostenlos absagen kann, gehört dazu. Dazu gehört auch ein einfacher Weg, tatsächlich abzusagen. Und die Gebühr sollte sich an dem orientieren, was ein leerer Platz Sie tatsächlich kostet, nicht an dem, was der Gast gerade noch hinnimmt. So bleiben Sie, was Sie sein wollen: ein Gastgeber und kein Inkassobüro.
Auch ohne neues System lässt sich einiges verbessern. Fünf Schritte, die nichts oder fast nichts kosten:
Wer all das umsetzt und trotzdem Ausfälle hat, kann über eine Kartengarantie nachdenken, zunächst vielleicht nur für die Abende mit der größten Nachfrage und die größten Gruppen.
Bientenu macht eine Sache: Reservierungen, für kleine Restaurants. Dazu gehören die genannten Schritte.
No-Shows sind kein Randproblem. Je nach Quelle fehlen 5 % oder 12,8 % der Gäste, und bei 200.000 € Umsatz sind das 5.000 bis 25.600 € im Jahr. Kaum ein Betrieb sichert sich ab, weil die Mittel entweder Gäste verschrecken, umständlich sind oder extra kosten.
Restaurants, die eine Anzahlung oder eine Kartengarantie verlangen, melden weniger No-Shows: im italienischen Bericht 5,4 % gegenüber durchschnittlich 12,8 %. Das ist ein Zusammenhang, kein Beweis, dass die Garantie die Ursache ist. Nur zur Veranschaulichung: Beim Restaurant mit 200.000 € Umsatz von oben wären das, wenn der ganze Umsatz aus Reservierungen käme, bei 12,8 % rund 25.600 € im Jahr und bei 5,4 % rund 10.800 €. Bleibt die Frage: Was kostet der Schutz?
Darauf antwortet der nächste Text. Dort rechnen wir nach, was Reservierungssoftware wirklich kostet.
Sehen Sie sich in der Demo an, wie Bientenu das macht, oder probieren Sie es gleich mit Ihrem Restaurant aus.
