Mittwochabend, nach dem Service. Sie sitzen mit den Kontoauszügen am Tisch, die Stühle sind schon hochgestellt. Zeile für Zeile gehen Sie die Abbuchungen durch: Miete, Strom, Lieferanten, die Kassenanbindung, das Reservierungssystem. Keine dieser Zahlen ist für sich genommen schlimm. Aber zusammen ergeben sie einen Monat, in dem am Ende nicht viel übrig bleibt, und Sie fragen sich, ob andere dasselbe zahlen und es leichter wegstecken.
Die Antwort ist: Ja, sie zahlen dasselbe, und es wiegt weniger. Das ist keine Frage von Geschick, es ist eine Frage der Größe. Dieser Text zeigt anhand öffentlicher Zahlen, wie sich das auswirkt, am Beispiel der Software, die Sie für Ihre Reservierungen brauchen. Wir sagen es direkt, weil wir finden, dass man es aussprechen sollte.
Wenn von „der Gastronomie“ die Rede ist, denkt man schnell an große Ketten und Hotelrestaurants. Die Zahlen sehen anders aus. Nach den Daten von Eurostat für 2024 haben in der EU 88,3 % der Gastronomiebetriebe weniger als zehn Beschäftigte. Nach Ländern:
Der typische Gastronomiebetrieb in Europa ist also eine Familie oder ein kleines Team mit einem Lokal. Für diese Betriebe sollten Preise und Verträge gemacht sein.
Große Betriebe können Aufgaben auf mehr Menschen verteilen, Einkauf bündeln, Maschinen auslasten. Das schlägt sich in den Zahlen nieder. Nach unserer Berechnung auf Basis der Eurostat-Daten von 2024 entsteht im Gastgewerbe der EU je Beschäftigtem in Betrieben mit weniger als zehn Beschäftigten eine Wertschöpfung von 21.300 €. In Betrieben mit mindestens 250 Beschäftigten sind es 31.700 €.
Man sollte das richtig einordnen: Der Unterschied liegt nicht darin, dass kleine Betriebe schlechter arbeiten. Er liegt darin, dass bestimmte Dinge bei größeren Mengen billiger werden, weil sich ihre Kosten auf mehr Umsatz verteilen. Ein großes Haus ist deshalb nicht im Unrecht, es hat schlicht einen Vorteil, den ein kleines Lokal nicht hat.
Das ist keine Kritik an kleinen Betrieben. Eine kleine Küche kann hervorragend sein. Es heißt nur: Ein Euro, den ein kleiner Betrieb für feste Kosten ausgibt, hat weniger Umsatz im Rücken, um ihn zu tragen.
Wie viel bleibt von einem Euro Umsatz? Die Banque de France hat für 2022 die Gewinnspannen französischer Gastronomiebetriebe ausgewertet, erfasst wurden 8.544 Unternehmen. Gemessen wird der „taux d’excédent brut global“, der Bruttobetriebsüberschuss – also das, was vom Umsatz vor Abschreibungen, Zinsen und Steuern übrig bleibt – im Verhältnis zum Umsatz ohne Mehrwertsteuer. Der mittlere Betrieb erreicht 8,6 %. Bei einem Viertel der Betriebe sind es weniger als 3,8 %.
Bei 8,6 % Betriebsüberschuss bleiben von 100 € Umsatz also weniger als 9 € übrig, bevor der Inhaber an sich selbst denkt. Jede feste Ausgabe misst sich an diesem Überschuss, nicht am Umsatz. Ein Posten, der 1 % vom Umsatz ausmacht, nimmt dem mittleren Betrieb schon mehr als ein Zehntel seines Überschusses. Wer zum unteren Viertel gehört, hat nahezu keinen Spielraum.
Das sind französische Zahlen. Andere Länder haben andere Steuern und Kosten, aber die Größenordnung dürfte vielen Gastronomen auch anderswo bekannt vorkommen.
Rechnen wir einmal. Nehmen wir eine Software für 169 € im Monat. Das ist ein Beispiel. Im Jahr sind das 2.028 €.
Dieselbe Software, derselbe Preis, derselbe Leistungsumfang. Für den einen ist es eine Zeile in der Buchhaltung, für den anderen ein spürbarer Teil des Gewinns. Das ist keine Böswilligkeit der Anbieter. Es ist die Folge fester Kosten, die nicht mit der Größe des Betriebs wachsen. Aber es ist ein Nachteil der Größe, und er trifft diejenigen, die ohnehin am wenigsten Spielraum haben.
Sie können das auch für Ihr Haus nachrechnen: Jahrespreis der Software geteilt durch Ihren Jahresumsatz, und dann durch Ihren Gewinn vor Steuern. Die zweite Zahl ist die, die zählt.
Man könnte meinen, kleine Betriebe seien auch bei den Personalkosten im Nachteil. Die Zahlen sagen das Gegenteil. In Österreich liegt der Personalaufwand, gemessen am Produktionswert, bei Betrieben mit zwei bis neun Beschäftigten bei 29 %, bei Betrieben mit mindestens 250 Beschäftigten bei 38 % (Statistik Austria, 2024, veröffentlicht von der Wirtschaftskammer).
Warum ist die Quote bei den Kleinen niedriger? Ein Grund: Die Arbeitsstunden des Inhabers tauchen in dieser Rechnung nicht als Lohn auf. Wer sein Lokal selbst führt, am Herd steht, den Einkauf macht und abends abrechnet, bekommt dafür keinen Lohnzettel. Was als Gewinn in den Büchern steht, ist deshalb zu einem großen Teil in Wahrheit der Lohn, den der Inhaber sich nicht ausgezahlt hat. Der Betrieb wirkt auf dem Papier gesünder, als er für den Menschen dahinter ist. Wenn Sie also die Zahlen aus diesem Text auf sich beziehen, rechnen Sie den Lohn mit, den Sie sich nicht auszahlen. Fragen Sie sich: Wie viele Stunden arbeite ich in der Woche, und was bliebe pro Stunde übrig? Erst dann sehen Sie, wie viel eine feste Ausgabe von 2.028 € im Jahr wirklich wiegt.
Das verändert die Rechnung von oben. Die 17.200 € Betriebsüberschuss sind nicht frei verfügbar. Das Geld ist also bereits vergeben. Und die 2.028 € für die Software fehlen dort, wo andere ihr Gehalt verbuchen.
Kommen und Gehen. Dass das Gewicht von Fixkosten real ist, zeigt auch die Entwicklung. In Italien wurden im Jahr 2024 laut dem Bericht des Verbands FIPE 2025 (nach Zahlen von InfoCamere) 10.719 Gastronomiebetriebe neu eröffnet. Im selben Jahr schlossen 29.097. Mehr als zweimal so viele Betriebe haben aufgegeben, wie neu aufgemacht haben.
Man darf daraus nicht schließen, dass jede Schließung an den Fixkosten liegt. Es gibt viele Gründe. Aber ein Betrieb mit dünner Marge hat weniger Reserve, wenn mehrere Kosten gleichzeitig steigen, und Kosten, die nicht mit dem Umsatz schwanken, gehören dazu.
Die Größe Ihres Lokals können Sie nicht ändern. Sie können aber ändern, was Sie unterschreiben. Wer in der Pause zwischen Mittags- und Abendservice einen Vertrag liest, hat keine Zeit für Kleingedrucktes. Deshalb drei einfache Regeln.
Die 5 % sind ein Richtwert, den wir empfehlen, keine Statistik. Die 8,6 % sind der mittlere Wert französischer Gastronomiebetriebe; besser ist die Zahl, die Ihnen Ihr Steuerberater für Ihr Haus nennt.
Halten Sie diese drei Regeln ein, und die Reservierungssoftware bleibt, was sie sein soll: ein Werkzeug, das sich bezahlt macht, und kein Posten, über den Sie am Mittwochabend grübeln.
Bientenu macht eine Sache: Reservierungen, für kleine Restaurants. Wir haben den Preis nach diesem Maßstab festgelegt und die Funktionen nicht gekürzt. Der Gedanke dahinter ist einfach: Eine Reservierungssoftware muss ihre Arbeit tun, ohne ein Stück vom Gewinn eines Hauses zu fressen, das keinen Spielraum hat. Deshalb gibt es einen festen Preis, alles inklusive, und keine Provision, die mit Ihrem Erfolg wächst. Das ist keine Wohltat, es ist ein Preis, der zur Größe passt, für die wir die Software gemacht haben.
Wir behaupten nicht, dass damit das Problem der Größe gelöst wäre. Die Miete, der Wareneinsatz und die Löhne bleiben, wie sie sind. Aber bei einer Ausgabe können Sie dafür sorgen, dass sie nicht schwerer wiegt als nötig: bei der Software, die Ihre Tische füllen soll. Rechnen Sie nach, vergleichen Sie, und entscheiden Sie dann mit Ihren eigenen Zahlen.
Sehen Sie sich in der Demo an, wie Bientenu funktioniert, oder probieren Sie es gleich mit Ihrem Restaurant aus.
