È la fine del mese. Hai davanti le fatture: fornitori, energia, affitto, contributi, il commercialista, l'assicurazione. Tra queste c'è una riga piccola, quella del software di prenotazione. Non è la più alta, e proprio per questo nessuno la discute. Le spese fisse che costano lo stesso a tutti hanno una caratteristica: per chi ha il fatturato più alto sono una riga, per chi ha il fatturato più basso sono una fetta.
Non è una questione di bravura né di sfortuna. È aritmetica, ed è anche per questo che vale la pena guardarla da vicino. In questo articolo mettiamo in fila alcuni numeri europei sui piccoli ristoranti, facciamo un conto che puoi rifare con i tuoi dati e diciamo una cosa che va in direzione opposta a quella che ci si aspetta. Senza slogan e senza prendercela con nessuno: i grandi gruppi lavorano come possono, e le economie di scala non sono una colpa.
Cominciamo da chi siamo. Secondo Eurostat (dati 2024, statistiche strutturali sulle imprese), le imprese di ristorazione con meno di 10 addetti, cioè da 0 a 9 persone, sono il 92,5% del totale in Francia, il 90,1% in Italia, l'85,8% in Austria e il 76,6% in Germania. Nell'insieme dell'Unione europea sono l'88,3%.
In Italia, quindi, più di nove locali su dieci hanno meno di dieci persone: il titolare, la cucina, la sala, forse un aiuto. Quando si parla di «ristoranti» in astratto, quasi sempre si pensa a una realtà che nei numeri è l'eccezione. Eppure molti strumenti, listini compresi, sono pensati per quella minoranza.
Un secondo dato, che conta per capire perché i soldi siano pochi. Sempre per l'Unione europea, nel 2024 il valore aggiunto per addetto nella ristorazione è di circa 21.300 € nelle imprese da 0 a 9 persone, contro circa 31.700 € in quelle con 250 persone o più (calcolo nostro su dati Eurostat).
Non vuol dire che nei locali piccoli si lavori meno o peggio. Vuol dire che, fatti i conti, ogni persona che lavora in un locale piccolo produce meno valore. Le ragioni sono più d'una, e questi dati non le distinguono. Un'ipotesi sensata è che i costi fissi si dividano su meno coperti, ma è un'ipotesi, non un dato.
Un terzo dato, e qui siamo in Francia perché è dove abbiamo trovato una fonte affidabile. La Banque de France, nei suoi fascicoli settoriali sul 2022, pubblica per la ristorazione il «taux d'excédent brut global», cioè il margine operativo lordo (MOL): il margine di gestione in rapporto al fatturato senza IVA. Su 8.544 società che pagano l'imposta sulle società, la mediana è l'8,6%. Un quarto delle società sta sotto il 3,8%.
Leggi bene: la mediana dice che metà delle società fa meno dell'8,6%. Non è l'utile finale: da quel margine devono ancora uscire altre voci. Su cento euro incassati, per la società mediana ne restano meno di nove prima di quelle voci.
Prendiamo la mediana francese dell'8,6% e facciamo un esempio con una spesa fissa, una soluzione di prenotazione da 169 € al mese. Sono 2.028 € all'anno.
È lo stesso software, alla stessa cifra. Per il locale più grande è una riga che si perde, per il più piccolo pesa venti volte di più in proporzione. Non è un'accusa a nessuno: è quello che succede quando una spesa non cambia con le dimensioni e il fatturato sì.
Un'avvertenza sul metodo, perché teniamo a che tu possa controllarlo: il conto usa la mediana francese applicata a un locale ipotetico. Il tuo margine può essere più alto o più basso, e il tuo software può costare meno o di più di 169 €. Per questo ti suggeriamo di rifarlo con i tuoi numeri, sotto.
C'è un altro numero che dà un'idea di quanto sia fragile l'equilibrio. Secondo il rapporto FIPE 2025, sui dati di InfoCamere, nel 2024 in Italia hanno aperto 10.719 attività di ristorazione e ne hanno chiuse 29.097. Chiudere è molto più frequente che aprire. Le ragioni sono tante e un singolo costo non le spiega; ma se i margini sono quelli di cui sopra, ogni riga di spesa che si può evitare conta.
Fin qui il quadro sembra coerente: piccolo, costi più pesanti. Ma c'è un dato che sembra smentirlo, e preferiamo dirtelo.
In Austria la statistica ufficiale (Statistik Austria, 2024, pubblicata dalla Camera di commercio WKO) mostra che il costo del personale rispetto al valore della produzione è del 29% nei locali con 2–9 addetti e del 38% in quelli con 250 addetti o più. Cioè i piccoli, in quella voce, sembrano spendere meno, non di più.
Uno dei motivi è che nei piccoli locali le ore del titolare non sono contate come stipendio. Quindi il numero non dice che i piccoli stanno meglio. Dice una cosa che chi gestisce un locale conosce bene: una parte grande del margine di un piccolo locale è, in realtà, uno stipendio che il titolare non si è dato. Se ti pagassi come un dipendente, quel margine sarebbe più basso. Per questo non scriviamo che i piccoli spendono di più in personale: i dati non lo dicono. Scriviamo quello che dicono: nel margine di un locale piccolo c'è anche il lavoro del titolare, che nessuno ha pagato.
Sugli affitti non ti diamo numeri: per paese e per dimensione non abbiamo trovato un dato che ci convincesse, e non vogliamo inventarlo.
Fallo con carta e penna. Ci vogliono dieci minuti.
Un contratto di software lo leggi di solito il martedì pomeriggio, tra una consegna e l'altra, e hai poco tempo per decifrare le clausole. Per questo conviene avere in testa tre criteri semplici, da applicare prima di firmare.
Il 5% è un tetto che suggeriamo noi, non una statistica. L'8,6% è la mediana delle società francesi della ristorazione: se puoi, sostituiscilo con il margine operativo lordo che ti dà il tuo commercialista.
Tre criteri, un minuto, e il listino smette di essere un rebus.
Bientenu fa una cosa sola, la prenotazione, ed è pensato per i piccoli ristoranti. Abbiamo fissato il prezzo guardando il peso che una spesa fissa ha su un locale piccolo, senza togliere funzioni. Costa 30 € + IVA al mese per i ristoranti nell'area euro, tutto compreso: non ci sono moduli da pagare a parte, nessuna commissione sulle prenotazioni, nessuna durata minima, e puoi esportare i tuoi dati quando vuoi. Fino al 31 dicembre 2026 è gratis.
Sono 360 € all'anno, per tutto: su un locale da 200.000 € di fatturato è circa il 2% del margine operativo lordo del conto di prima. Rifallo con i tuoi numeri e guarda la differenza.
Guarda la demo oppure provalo con il tuo ristorante.
