Nell'articolo precedente abbiamo visto che i locali che tengono una carta a garanzia dichiarano meno no-show. Restava una domanda: quanto costa? Qui proviamo a rispondere dal punto di vista di chi deve scegliere, senza vendere niente.
Immagina la scena. Gestisci un locale piccolo, e di un software di prenotazione vuoi poche cose: che il cliente prenoti, che riceva una conferma, che tu veda la serata a colpo d'occhio. Chiami un fornitore. Il commerciale è gentile e ti consiglia il piano di mezzo: «con quello hai tutto». Poi aggiunge che gli SMS sono un modulo a parte, che il sito è un altro modulo, che per i gruppi serve un terzo. A fine telefonata il software da «poche cose» è diventato un contratto di un anno, con una cifra che non somiglia a quella letta sul sito.
Non è un caso isolato, ed è questo il tema dell'articolo: molti locali, soprattutto i più piccoli, cercano uno strumento semplice e si ritrovano a pagare funzioni che non useranno mai. Non facciamo nomi. Parliamo di ciò che si legge nei listini pubblici, consultati a ottobre 2026.
Ecco come sono fatti di solito i listini.
Nessuna di queste voci è scorretta, se è scritta. Il punto è un altro: prima di discutere di prezzi, chiediti quali di queste cose ti servono davvero.
L'esempio più chiaro è il promemoria. Ricordare la prenotazione al cliente è utile, su questo non ci sono dubbi. Ma «promemoria» non significa «SMS a pagamento».
Un'email di conferma o di promemoria non si paga a messaggio. Può contenere tutti i dati della prenotazione, il link per disdire o spostare, le indicazioni del locale: dove parcheggiare, cosa fare se arrivi in ritardo. Un SMS ha pochi caratteri e si paga a ogni invio, di solito pochi centesimi. Quale dei due sia meglio dipende dal tuo locale e dai tuoi clienti, e per alcuni locali l'SMS è la scelta giusta. L'importante è che sia una scelta tua.
Quando un fornitore lega il promemoria agli SMS, e gli SMS a un conto che cresce a ogni prenotazione, ti sta vendendo una cosa per un'altra. Il calcolo è questo:
prenotazioni al mese × messaggi per prenotazione (conferma, promemoria, eventuale disdetta) × costo del singolo SMS
Fallo con un mese di punta, non con uno scarso: la fattura sale proprio quando lavori di più. E controlla che non ci sia anche il modulo «SMS automatici» da pagare in più.
Oltre ai moduli ci sono altre voci, che contano quanto il canone.
Il vincolo di durata. Molti listini indicano almeno 12 mesi, e alcuni fanno pagare di più ogni mese se vuoi poter disdire mese per mese: la libertà di uscire è una voce del listino. Un vincolo di 12 mesi vale dodici volte il canone, e te lo assumi il giorno della firma. Se dopo tre mesi il software non fa per te, paghi comunque fino al dodicesimo.
La formula «a consumo». Alcuni piani chiedono un canone più basso, più una somma per ogni cliente che prenota online e un costo di attivazione per ogni modulo. È chiaro, e con poche prenotazioni può convenire. Ma il costo cresce con i clienti, cioè nelle sere in cui lavori meglio. Fai la moltiplicazione con le prenotazioni di un mese pieno.
Gli sconti a tuo carico. Nel novembre 2022 tre associazioni francesi del settore (GNI, UMIH e SNRTC) hanno diffuso una nota informativa ai propri associati a proposito delle iniziative promozionali di un grande portale di prenotazione. Secondo la nota, gli sconti del 50% sono a carico del ristorante, mentre la piattaforma incassa comunque la sua commissione fissa per coperto, senza rischiare nulla. I locali che non partecipano possono vedersi abbassare il posizionamento. Non commentiamo: riportiamo ciò che dicono le associazioni. Chiedi sempre chi paga lo sconto prima di accettarlo.
Il servizio che chiude. A marzo 2026 un servizio di prenotazione attivo da anni in Europa ha annunciato la chiusura: nuove prenotazioni fino al 30 settembre. Poco più di un mese prima aveva firmato un accordo con l'associazione italiana dei pubblici esercizi, dichiarando quasi 6.000 ristoranti in Italia. Non è questione di bravura di qualcuno: se tutta la tua agenda sta in un solo posto, quel posto può chiudere. Chiedi se puoi portare via i dati dei tuoi clienti, e quando.
Un mercato che si concentra. A luglio 2025 due sistemi europei di prenotazione hanno annunciato la fusione: insieme servono oltre 36.000 ristoranti. Non è un motivo per non scegliere, ma per leggere le condizioni con attenzione, perché chi sceglie ha meno alternative di prima.
Con tutto questo, bastano tre criteri semplici per non sbagliare.
1. Che basti, e basta. Scrivi su un foglio che cosa ti serve davvero: prenotazioni online, conferma, promemoria, la vista della serata, magari la lista d'attesa. Se una funzione non ti serve, non deve pesare sul prezzo. Un piano ricco di cose che non userai non è un affare.
2. Chiedi, funzione per funzione, se è compresa nel canone base. Non «c'è», ma «è compresa». Una funzione che c'è solo come modulo a pagamento non è una funzione del software: è un'altra fattura. Anche la commissione sulle carte va chiesta a parte: quella del gestore dei pagamenti e quella del software sono due voci diverse.
3. Decidi tu se usarla. Una funzione deve poter essere spenta senza che cambi il prezzo e senza che tu debba chiamare il fornitore. Se la usi, bene; se non la usi, non la paghi. Il promemoria via SMS è l'esempio: se lo vuoi, lo accendi e sai quanto costa; se preferisci l'email, non ti arriva nessun conto.
Se tutte e tre le condizioni valgono, cioè se tutto è compreso nel canone base, allora sì: più il software è completo, meglio è. Una lista d'attesa, un buon sistema di promemoria, un modo di gestire le serate piene sono un valore in più solo se non portano un secondo conto.
Stampala, portala con te quando chiedi il preventivo, e pretendi la risposta per iscritto.
Mettile in una tabella, una colonna per ogni software che confronti, e scrivi accanto a ogni risposta anche la cifra. Alla fine hai un confronto basato su ciò che pagherai davvero, non sulla cifra in prima pagina.
Un'ultima abitudine, utile con qualsiasi fornitore: nel preventivo cerca le parole «a parte», «per ogni», «una tantum», «minimo». Sono quasi sempre lì che si nasconde un costo. Se il fornitore non vuole scrivere i conti, è un'informazione anche quella.
Nel prossimo articolo parliamo della cosa che un software di prenotazione dovrebbe fare meglio di tutte le altre: distribuire i clienti su orari diversi.
Guarda la demo oppure provalo con il tuo ristorante.
